“Facturen die niet aan deze voorwaarden voldoen, sturen wij retour.”
Aldus de weinig verheffende tekst in een formele brief mét uitgebreide toelichting die onlangs in de brievenbus viel. Op deze wijze informeert men ‘leveranciers’ e.a. over gewijzigde regels m.b.t. facturering. Het zal u niet verbazen dat de inhoud van de toelichting een opsomming is van voorwaarden en criteria waaraan voldaan dient te worden alvorens de factuur betaald wordt.
Hoe meer ik die brief en betreffende voorwaarden tot mij laat doordringen hoe groter mijn verbazing. Ik kom niet verder dan een onthutsende constatering. Er zal ongetwijfeld binnen het eigen administratieve proces ’t een en ander mis zijn waardoor men naar verbeteringen heeft gezocht. Het resultaat is echter dat men als gevolg daarvan (= interne procedures) aan externen voorschrijft hoe te handelen. Terwijl men bij iemand (leverancier) een product koopt bepaalt men zélf op welke wijze én onder welke voorwaarden die leverancier zijn factuur mag sturen. Het leidt bijna tot een cynisch bedankje dát er na levering überhaupt een rekening gestuurd mag worden voor geleverde diensten. De wereld op z’n kop, nietwaar?
Ik probeer mij voor te stellen wat dit in andere situaties betekent en herinner mij een recent bezoek aan de plaatselijke fietsenmaker. Het betrof een kleine reparatie. Die fietsenmaker zit bij ons om de hoek. Mooie zaak, vriendelijk en deskundig personeel waar ik, zoals ik had verwacht, snel en uitstekend werd bediend. Na een korte uitleg en enkele concrete vragen werd afgesproken wat er ging gebeuren. De reparatie werd vakkundig en binnen de afgesproken termijn uitgevoerd.
Toen probeerde ik mij, met terugwerkende kracht, eveneens voor te stellen dat ik deze vakman na afloop hartelijk bedank voor bewezen diensten en hem een formulier overhandig waarop vermeld wordt op welke wijze en onder welke voorwaarden hij de rekening bij mij kan indienen. In een ‘nota bene’ meld ik er dan nog even bij dat de rekening niet betaald wordt als die niet op de voorgeschreven wijze wordt aangeleverd.
Die situatie vraagt iets te veel van mijn voorstellingsvermogen en ik heb een voorzichtig vermoeden dat hij mijn voorwaarden met verbazing zal ontvangen en resoluut zal verwerpen.
Is dat moeilijk te begrijpen?
